Sähköpostin käytön jalo taito

Viime kuussa osallistuin muutamaan konferenssiin. Kuten yliopistomaailmassa monesti on tapana, niin konferenssimatkaaja antaa yliopistolle korotonta lainaa maksamalla kulut itse ja anomalla rahojaan jälkikäteen yliopistolta takaisin. Muutama viikko matkaltapaluun jälkeen sähköpostiini saapui vihdoin tiistaiaamuna viesti, jonka sisältö voidaan tiivistää seuraavaan virkkeeseen: "Korvaamme matkakulujanne n:n yenin arvosta.". Tieto summasta itsessään on tietysti ihan kiva, mutta viesti ei sisältänyt minkään sortin erittelyä, joka mahdollistaisi summan oikeellisuuden tarkistamisen. Viestin loppuun oli kuitenkin ystävällisesti liitetty sähköpostin lähettäneen kirjanpitoyksikön yhteystiedot, joiden yhteyteen oli vieläpä kirjailtu kehotus: "Tähän sähköpostiin liittyvät kyselyt voi lähettää ao. osoitteeseen".

Koska kyseessä oli kuitenkin yli viikonmittaisen konferenssireissun kulukorvaus mistä johtuen korvaussummakin oli kohtuullisen suuri, halusin luonnollisesti varmistaa summan paikkansa pitävyyden. Lähetinkin tiedustelumeilin, jossa pyysin nähdä erottelun summasta jotta voisin varmistua sen oikeellisuudesta. Tämän jälkeen unohdin koko asian.

Iltapäivällä labran apulaisprofessori saapui pöytäni ääreen ja kysyi hieman vakavan näköisenä olenko kenties lähettänyt sähköpostia suoraan kirjanpitoyksikköön. Vastasin lähettäneeni postia, ja kerroin syyksi haluni nähdä erittelyn matkakorvauksesta. Apulaisproffa totesi tähän ettei kirjanpitoyksikköön saisi lähettää suoraan sähköpostia. Kerroin hänelle puolestani sähköpostissa olleesta yhteydenotto-osoitteesta sekä viereen liitetystä kehoituksesta lähettää tiedustelut kyseiseen osoitteeseen. Proffa ei tahtonut ensikuulemalta uskoa, joten näytin hänelle kyseessä olevan meilin.

Meilin luettuaan apulaisproffa myöntyi sanomaan että osoite on tosiaan olemassa, ja jatkoi heti perään että siihen ei kehotuksesta huolimatta tule kuitenkaan lähettää postia. Olin tietämättäni ohittanut pitkän hierarkiaketjun ja välissä olevat ihmiset olivat vetäneet tästä riisinjyvän nenäänsä. Vastausta tiedusteluuni en ollut saanut koska se oli valunut alas hierarkiaketjun portaita pitkin aina apulaisproffalleni saakka.

Lopulta kävi ilmi että matkakorvaukseni kuluerittely oli myös saapunut apulaisproffalle, mutta jo useita päiviä aikaisemmin. Hän oli kyseisen läpyskän hyväksynyt näyttämättä sitä minulle. Asian selvittyä hän tuli anteeksi pyydellen näyttämään sitä minulle, ja tarkistettuani erittelyn totesin loppusumman täsmäävän. Hierarkiaketjun alemmilla asteilla olevat tutkimusinstituuttimme toimistotädit olivat kuulemma päivitelleet että mikäköhän laskussa ei mahda täsmätä, vaikka olin vain halunnut tarkistaa loppusumman.

Taas tuli todettua että Japani on byrokraattien unelmavaltio.